IL PUNTO 7.4.1 DELLA NORMA ISO 9001:2008

I capitoli relativi all’approvvigionamento sono molto importanti. Non dimentichiamoci che stiamo spendendo il denaro dell’organizzazione! Prima di comprare qualcosa dovremo cercare di valutare il fornitore dal quale abbiamo intenzione di comprarla, assicurarci di avere ben chiari i requisiti di ciò che vogliamo comprare ed effettuare un controllo sul prodotto/servizio acquistato che sarà proporzionale alla sua criticità.

Occorre essere certi che i prodotti approvvigionati siano conformi ai requisiti specificati. Per ottenere questa certezza andranno fatti dei controlli sia sui fornitori sia sul prodotto/servizio acquistati.

Per quanto riguarda i fornitori, occorre definire i criteri per la loro selezione, la loro valutazione e la loro rivalutazione. Le registrazioni di queste azioni consisteranno nei risultati delle valutazioni e nelle azioni conseguenti intraprese.

Il processo di valutazione e qualificazione del fornitore si compone di 3 momenti:

a) valutazione del fornitore (raccolta informazioni, accertamento sul posto, valutazioni di campioni di prodotto e delle performance del prodotto, ecc)
b) iscrizione del fornitore nell’elenco dei fornitori qualificati
c) mantenimento dell’iscrizione del fornitore nell’apposito elenco (subordinato ad un’attività di verifica periodica che l’organizzazione deve compiere per assicurare che il fornitore abbia mantenuto nel tempo quei requisiti che gli hanno permesso di essere incluso nella lista)

Un fornitore potrà dunque trovarsi in una di queste situazioni:

- fornitore non qualificato: è un fornitore che non può fornire prodotti/servizi all’organizzazione perché non è risultato essere qualificato per queste attività
- fornitore sospeso: è un fornitore che è stato qualificato in passato ma che non ha superato la verifica periodica. Viene sottoposto dunque ad un periodo di osservazione durante il quale l’organizzazione deciderà se ri-qualificarlo o meno
- fornitore qualificato: ha superato con successo il processo di qualificazione ed è stato inserito nella lista di fornitori qualificati

Il fornitore può essere qualificato tenendo presenti questi aspetti:

MISURE DI QUALITA’:

- resi/scarti su pezzi forniti
- misurazioni effettuate in accettazione o rilevazione delle prestazioni
- certificazioni
- referenze
- organizzazione/struttura
- capacità tecnica
- controlli effettuati in progettazione/produzione
- velocità nell’emissione dell’offerta
- gestioni reclami efficace
- documentazione fornita (cataloghi, listini, documentazione tecnica)
- dati patrimoniali e finanziari
- conformità alle specifiche

TEMPESTIVITA’:

- affidabilità nelle consegne (tempestività, completezza)
- ritardo medio
- tempo di ciclo (è l’intervallo che intercorre tra l’istante in cui l’ordine appare al fornitore e l’istante in cui il prodotto è reso disponibile al cliente)

AFFIDABILITA’ VOLUMI:

- scostamento medio ordinato/consegnato

DISPONIBILITA’:

- scostamento medio tra richiesto e concordato
- flessibilità (capacità di variare le quantità rispetto ai valori concordati, capacità di anticipare/ritardare le spedizioni, capacità di adattarsi al sistema di ricezione del cliente)

ELASTICITA’:

- lotto minimo accettato dal fornitore

COSTO:

- prezzi
- sconti
- dilazioni

PUNTEGGIO DI FORNITURA:

- collaborazione tecnica
- facilità di comunicazione
- possibilità prove congiunte
- assistenza post-fornitura
- modalità di pagamento
- resa merce
- numero di magazzini
- presenza in zona
- qualità manutenzione e immagazzinamento
- ampiezza della gamma (in senso orizzontale=modelli base offerti per ogni prodotto e in senso verticale=numero di varianti al modello base)
- grado di coperture delle scorte (numero di prodotti tenuti a scorta ed entità delle scorte per ogni singolo prodotto)

I fornitori si potranno dividere in più gruppi quali, ad esempio:

1) fornitori imposti dal cliente
2) fornitori certificati
3) fornitori di beni/servizi ad alta complessità che, pur non essendo certificati, hanno una struttura (tecnica ed organizzativa) adatta a fornire i beni secondo le modalità richiesti dall’organizzazione
4) fornitori che forniscono beni/servizi a bassa complessità e con i quali non sono mai stati riscontrati particolari problemi
5) fornitori potenziali (nuovi, in stand-by perché hanno ricevuto delle NC, ecc)

Per quanto riguarda i prodotti/servizi, i controlli dovranno essere correlati alla tipologia di prodotto/servizio acquistato, agli effetti che il prodotto/servizio acquistato potrà avere sulla realizzazione del prodotto/servizio finale, alla storia conosciuta del fornitore (prestazioni pregresse, presenza sul mercato, ecc), ecc.

Non è un requisito nuovo ma rispetto alla UNI EN ISO 9001:1994 si richiede di stabilire criteri di selezione, valutazione e rivalutazione dei fornitori. Prendendo come riferimento il ciclo PDCA siamo nella fase di Do (Esecuzione).

Ci possono essere diversi modi di valutare i fornitori:

1) autovalutazione (questionario inviato al fornitore) + storico + forniture
2) autovalutazione (questionario inviato al fornitore) + storico + forniture + consegne
3) autovalutazione (questionario inviato al fornitore) + non conformità
4) costi della qualità (costi per il trattamento delle parti di fornitura respinte, costi dovuti all’accertamento in seguito a lamentele, costo controlli al ricevimento)

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